Para muitas pessoas, 24 horas parece pouco para dar conta da profissão e da vida pessoal. Já outras conseguem lidar com tudo sem acumular tarefas ou abrir mão do tempo livre. Isso mostra que nem sempre o problema está no tempo em si, mas na falta de produtividade no trabalho.

Como aumentar a produtividade no trabalho?

Se você também procrastina e vive enfrentando problemas para controlar prazos, confira 5 técnicas para colocar a vida em ordem e fazer as coisas acontecerem!

1. Teoria de Pareto

O Princípio, ou Teoria de Pareto — criado na Itália por Vilfredo Pareto — propõe que 80% das consequências advêm de 20% das causas. Ou seja, a maior parte do que acontece, de bom ou ruim, é causado por apenas 20% das suas ações.

Você deve estar se perguntando: mas o que isso tem a ver com produtividade no trabalho? Algumas pessoas vivem reclamando que não possuem tempo suficiente para lidar com tantas demandas, mas a verdade é que comprometem 80% do tempo com distrações.

Basta imaginar o nosso dia a dia. Quanto tempo valioso perdemos com informações inúteis em sites? Navegando nas redes sociais? Lendo aqueles e-mails de lojas com ofertas que não desejamos?

Seguir o Princípio de Pareto é se focar naquilo que realmente importa. Isso não significa abrir mão dos momentos de prazer ou do “dolce far niente” — expressão italiana para a arte de fazer nada.

Você pode aplicar essa teoria na sua rotina ao ordenar todas as tarefas que precisam ser feitas durante o dia e ao final dele avaliar se deu conta de todas, quais as atitudes trouxeram resultados produtivos e o que foi só distração. Esse hábito te ajudará a reduzir, no futuro, os 20% que consomem o seu tempo. Com essas pequenas mudanças será possível tornar a vida muito mais eficiente e leve.

2. Técnica Pomodoro

Se render às distrações no dia a dia é quase inevitável. Para evitar esse problema é que entra a Técnica Pomodoro.

O método foi criado por Franceso Cirillo, um jovem que teve a ideia de utilizar um timer de cozinha em formato de tomate (pomodoro, em italiano) para marcar o tempo em que ele deveria estudar sem interrupções. E só após esse período, o descanso estava liberado.

Na prática, a técnica, também de origem italiana, é muito simples:

  • Comece fazendo uma lista de todas as suas tarefas do dia em uma folha de papel ou aplicativo no celular;
  • Ajuste um cronômetro em 25 minutos — tempo chamado de “pomodoro”. Durante esse período você deve se dedicar inteiramente à uma única atividade da lista, sem nenhuma interrupção. Mesmo que você não consiga terminar a tarefa, é essencial obter o máximo rendimento nela. Por exemplo, se concluiu o capítulo completo de um livro mas não consegue lembrar do que acabou de ler, o seu rendimento não foi satisfatório. Dedique mais um pomodoro a essa atividade.
  • No fim desse período, faça um intervalo de cinco minutos para fazer o que quiser. Depois de um ciclo de quatro pomodoros faça uma pausa maior, de 15 a 20 minutos.

O segredo do Método Pomodoro está em eliminar distrações, mesmo que em um curto espaço de tempo.

Esses 25 minutos nos quais você estará 100% focado em uma atividade — sem se distrair com uma mensagem no celular ou com aquela olhadinha no Facebook — serão capazes de aumentar, ao longo do tempo, a velocidade de execução das tarefas e diminuir a procrastinação.

3. Método 5W2H

O método 5W2H consiste na criação de um checklist de atividades baseado em 5 perguntas:

  • WHAT –  O que será feito?
  • WHO – Por quem?
  • WHY – Por que?
  • WHEN – Quando?
  • WHERE – Onde?
  • HOW – Como?
  • HOW MUCH – Quanto custará?

A estratégia de ação não parece inovadora, mas é extremamente eficiente para aumentar a produtividade no trabalho e acabar com as dúvidas que nos deparamos quando já estamos executando uma tarefa.

Ela é muito útil também em atividades em equipe e pode ser aplicada em qualquer área da sua vida — da criação de um projeto à separação de tarefas domésticas, por exemplo.

4. Getting Things Done (GTD)

O principal foco do GTD, criado pelo “guru” em produtividade David Allen, é “fazer as coisas acontecerem”. Com ele, em vez de ficar planejando ou pensando nas próximas tarefas, você eliminará todo o bloqueio mental para se dedicar inteiramente à execução.

Essa metodologia é muito importante para eliminar o estresse e a preocupação com prazos e deixar a mente fluir livremente, ou como “a água”, de acordo com o autor.

Ou seja, ao invés de seguir um modelo preestabelecido, você será capaz de se adaptar às situações inesperadas e criar um sistema pessoal para organizar o seu trabalho de acordo a sua rotina, preferências e até defeitos.

Basta seguir um passo a passo simples, que consiste em:

Coletar – Passar para o papel todas as atividades e projetos que precisam ser feitos agora e no futuro. Todos. Desde o envio de um e-mail até aquela viagem de fim de ano.

Processar – Esta etapa consiste em avaliar todas essas tarefas e mensurar o que é prioridade e o que pode ficar para depois. Aqui as atividades serão divididas sob três critérios: para delegar, para fazer em menos de dois minutos e o que demanda maior tempo de ação.

Vamos utilizar o envio daquele e-mail como exemplo: É algo que deve ser feito por você? Não? Então peça que outra pessoa o faça. É algo que só você pode fazer e leva menos de dois minutos? Não deixe para depois, faça agora. Não é uma prioridade? Então especifique uma data ou outro momento para enviá-lo.

Esse processamento é fundamental para que você não perca tempo ou fique muito preocupado com algo irrelevante e acabe esquecendo daquilo que é prioridade.

Organizar – A fase de organização consiste em alocar essas tarefas com seus prazos específicos e sua importância, colocando-as em uma ferramenta que funcione melhor para você. Pode ser uma agenda, um bullet journal ou aplicativos, como o Google Agenda, Evernote ou Trello. Alguns deles, como o Todoist, se baseiam na própria metodologia GTD para organizar as atividades de forma simples.

Revisar – Aqui você deve reavaliar todas as atividades, para que nenhuma fique esquecida ou fora da organização.

Executar – esta é a etapa final e a mais importante do GTD, onde todo o seu planejamento deve ser colocado em ação. Avalie sempre se as coisas estão funcionando para você e não exite em fazer adaptações quando necessário.

5. Lei de Parkinson

Quando temos pouco tempo para realizar algo, concentramos toda a nossa energia e atenção para concluí-la a tempo. Para muitas pessoas o nome disso é “conseguir trabalhar sob pressão”. Porém, os especialistas chamam esse hábito de “Lei de Parkinson”.

Colocá-la em prática é muito simples: basta determinar prazos para você mesmo. Se um trabalho não é prioridade hoje mas você está livre, por que não fazê-lo? Isso te ajudará a evitar o acúmulo no futuro e ter mais tempo para cuidar de si mesmo e organizar outras questões da vida. Essa é a Lei que está por trás da eficiência da Técnica Pomodoro, citado logo mais acima desse post.

E você, quais são as estratégias que usa para aumentar a produtividade no trabalho? Deixe seu comentário no post e compartilhe com a gente as suas ideias!

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